Comment organiser une grosse soirée de fin d’année ? Devenez un excellent organisateur :

Comment organiser et réussir une grosse soirée de fin d'année ?

Comment organiser et réussir une grosse soirée de fin d’année ?

Comme vous le savez tous, la fin d’année et les vacances scolaires se rapprochent à grands pas. Que vous soyez lycéen ou étudiant, c’est la bonne période pour organiser une grosse soirée. Une soirée mémorable.

Une soirée dont on se souviendra longtemps et qu’on associera à vous !

Vous voulez devenir le héros de votre université ? De votre lycée ? Rester dans les mémoires avant de partir ?

Organiser une soirée de fin d’année est la bonne solution !

Mais il faut cependant la réussir …

Sinon vous obtiendrez l’effet contraire que celui espéré ! Si votre soirée fait un gros bide, vous serez catégorisé comme un piètre organisateur. Et après, pour vous rattraper et rebâtir votre réputation, bonne chance. Il vous faudra de l’endurance !

Alors mettez toutes les cartes de votre côté pour réussir votre soirée de fin d’année ! Suivez le guide :

Soignez votre budget pour organiser une soirée de fin d’année réussie

Vous le savez sans doute. Le budget, lorsqu’on organise une soirée, est la pièce maîtresse. C’est lui qui assurera que votre soirée de fin d’année sera à la hauteur des plus grosses soirées !

Alors ne comptez pas organiser une grosse soirée avec un budget ne s’élevant qu’à quelques centaines d’euros. Si vous ne pouvez pas y mettre plus d’argent, faîtes simplement une soirée entre amis.

Par contre, si vous êtes capable de jouer dans la cours des grands et d’obtenir un vrai budget (1000 – 2500 euros minimum), vous pouvez voir grand. Et faire de votre soirée une soirée légendaire. Qui restera dans les mémoires.

Bon, étant donné que je sais très bien que vous n’êtes pas tous riches comme Crésus. Et que faire une soirée type projet X qui vous endetterait lourdement n’est pas une bonne idée. Je vais vous donner quelques conseils pour obtenir des fonds supplémentaires assez facilement !

Obtenez des fonds !

Vous avez prévu d’inviter 200, 250 ou 300 personnes minimum ? Très bien. Demandez à tout le monde de participer au moins à hauteur de 5 euros. Ce n’est pas grand chose. Tout le monde est capable de donner 5 euros pour passer ensuite une soirée gratuite et avec une ambiance à la hauteur.

Donc pour chaque personne, ce n’est pas grand chose. 5 euros, on trouve ça au fond de sa poche …

Mais pour vous ! C’est tout autre chose. 5 euros peut sauver votre budget !

En effet, si vous invitez 250 personnes, et que chacun donne 5 euros, vous vous retrouvez tout de suite avec 1250 euros de plus. Et même si vous n’invitez que 200 personnes, c’est toujours 1000 euros qui viendra renforcer votre budget !

Intéressant, n’est ce pas ? Alors pensez-y ;)

Une autre manière d’obtenir un financement est simplement de vous renseigner. Et oui, rien d’autre. Quelles sont les entreprises, les associations, les commerces qui auraient des intérêts à s’associer à votre soirée ?

Offrez leur de faire la pub de leur business en échange d’un soutien financier.

N’abusez pas non plus sur la demande ! Demandez leur une dizaine de bouteilles d’alcool forts en échange ou une centaine d’euros, voir même 50 euros si vous vous associez avec des petits commerces.

Ça parait peut-être rien dit comme ça, mais croyez moi que toute aide est bonne à prendre !

Et si vous vous associez avec deux commerces (je vous conseille de ne pas faire trop de partenariats non plus !), vous vous retrouvez tout de suite avec 200 euros de plus (Ou avec des bouteilles qui vous éviteront des dépenses à cette hauteur également).

Donc, si on fait le calcul, rien qu’avec ces deux moyens, vous avez déjà en gros 1200 – 1500 euros de budget en plus. Et ce n’est absolument pas négligeable !

Par contre, et je tiens à le préciser, organiser une soirée vous coûtera tout de même quelque chose. Mais, vous serez la star de la soirée ! Le mec en haut de l’échelle sociale. Le mec séduisant et qu’on veut connaître donc.

Pas mal pour la réputation donc ! Ainsi que pour se placer en tant qu’Homme Alpha, le séducteur par excellence.

De plus, si tout comme moi, vous aimez lancer des projets, vous trouverez votre plaisir. Je vous le garantie !

Répartissez bien vos dépenses

Une fois votre budget établi, il faudra définir précisément vos dépenses. Combien êtes- vous prêt à mettre pour le DJ ? Le matériel (sono, éclairage, etc) ? Les bonus (Fumée, etc) ? Sans oublier la location de la salle, qui doit pouvoir accueillir tous vos invités, un éventuel service de sécurité, un éventuel service pro si vous n’avez pas suffisamment de potes capables de vous aider, etc.

Soignez les dépenses est au moins aussi important qu’établir le budget pour organiser une soirée de fin d’année et la réussir.

Pour parler plus concret, sachez qu’un DJ pro (avec une certaine réputation), coûte aux alentours de 300 – 400 euros si vous avez des contacts. Après, si vous avez un pote capable de mixer (très) correctement, n’hésitez pas à lui demander de l’aide. Dans ce cas, vos seules dépenses se placeront au niveau de la location de la sono, des basses, de l’éclairage, etc.

Autrement, le prix peut vite grimper selon l’affiche haut de gamme que vous souhaitez associer à votre soirée de fin d’année.

D’où l’importance de votre social proof ! Je ne cesse de vous le répéter sur SBH. Développez votre cercle de connaissances !

De plus, prenez également vraiment en compte la location de la salle. Ne vous dîtes pas que c’est donné …

Si vous voulez une belle bâtisse, dans un endroit chouette, capable d’accueillir plusieurs centaines de personnes, envisagez également d’y mettre le prix !

En campagne, des salles de fêtes un peu à part, des chalets, etc, capables d’accueillir 300 personnes au moins tournent autour de 350 – 500 euros la soirée (sans matériel fourni). En ville, vous pouvez tout de suite envisager le double, voir le triple sans problème. Sans oublier le problème des voisins qui sera également bien plus chiant à régler si vous ne prenez pas un endroit à l’écart.

Une fois que la salle, le DJ et l’équipement est pris et payé, vous avez fait le plus dur. Mais vous aurez encore pas mal de dépenses niveau boissons et nourriture !

Vous l’aurez compris, répartissez bien vos dépenses ! Il ne sert à rien de prendre un DJ d’exception si en l’espace de deux heures, vous n’avez plus de quoi réhydrater vos invités.

La préparation : l’étape la plus capitale

Un bon personnel est le socle d’une soirée réussie

Essayez de tout faire entre connaissances. Vous économiserez ainsi de l’argent !

Toutefois, il faut que le service soit de qualité, si vous voulez vraiment que votre soirée de fin d’année soit à la hauteur de toutes les espérances.

Alors, c’est à vous de voir !

DJ pro ou ami qui se débrouille ? Quelles seront les personnes derrière le bar ? Seront-elles capables de gérer plusieurs centaines de personnes ? Service de sécurité ou ordre garanti par vous et quelques potes costauds ? Qui sera capable de faire monter l’ambiance si nécessaire ?

Vous avez compris. Vous aurez des choix à faire, comme tout bon leader. Assurez vous de faire les meilleurs pour que votre soirée de fin d’année, étudiante ou autre grosse soirée soit réussie.

PS : Pour pimenter la soirée, vous pouvez également prendre des danseuses. Ça amène toujours un plus, en donnant encore un niveau plus pro à votre soirée. Mais cela vous demandera également un budget plus important. Encore une fois, c’est donc à vous de voir ;)

Les invités

Évitez d’inviter des gens qui foutent la merde 9 fois sur 10. Évitez les gens qui n’aiment pas sortir et qui passent leur temps dans un coin de la salle. Vous pourrez toujours les intégrer, c’est vrai, mais s’il y en a trop, vous allez y passer votre soirée …

Préférez des personnes qui savent s’amuser, qui sont sociables, respectueuses, et qui n’hésitent pas à intégrer les personnes qui sont « un peu à part ».

De plus, le ratio filles – garçons est également capital !

S’il y a trop de filles, elles vont sortir avec une mauvaise image de votre soirée (rien à se mettre sous la dent ! :3 ). S’il n’y a pas assez de filles, l’image de votre soirée sera celle d’une nuit avec des mecs en chien qui se jettent à 15 sur chaque fille.

Un ratio 50 – 50 est un moyen de ne pas trop vous mouiller et de permettre à tout le monde de passer une bonne soirée. Toutefois, en tant que séducteur, je vous conseille d’envisager un ratio plutôt niveau 40 – 60 (il y a des filles timides, d’autres casées et fidèles, etc. C’est donc une bonne idée d’en prévoir un peu plus ;) ).

Pour faciliter un ratio égal, lancez la phrase mythique : viens avec une fille, et on t’offre une place sur les deux ! Par contre, ça fera également plus de dépenses pour votre pomme.

Encore une fois, c’est donc à vous de voir mes amis !

Assurez-vous que vous ne manquerez de rien

Il n’y a rien de pire qu’une soirée où on arrive à sec niveau alcool avant la fin. Ou où on crève la dalle … Il faut être prévoyant, et vous assurer que vous ne manquerez de rien, en prévoyant un surplus par rapport au nombre de personnes attendues (il y en a toujours plus que prévues).

Par contre, demandez à ceux qui ne vous ont pas payé la participation avant la soirée et qui viennent quand même une aide au moment où il passe par la porte. Vous pouvez par exemple leur demander de venir avec une bouteille, ou de payer le double de la participation initiale.

Vous rembourserez ainsi une partie de votre investissement. C’est toujours bon à prendre.

Mais pour cela, il faut prévoir quelqu’un à la porte toute la soirée.

Les différents lieux à créer

Le plus indispensable, bien évidemment : la piste de danse ! Mais ce n’est pas la seule chose à prévoir. Prévoyez également un coin plus tranquille, pour les gens qui veulent s’isoler un peu. Un coin fumeur (dehors généralement, c’est parfait).

Vous pouvez aussi aménager un petit endroit dehors avec un feu de camp par exemple (attention aux autorisations nécessaires !), pour les gens qui veulent complètement se mettre à part le temps d’un moment.

Une autre chose évidente : la place du DJ (en hauteur par rapport à la piste de danse, qui au mieux sera juste devant).

Et le bar ! Il doit être assez grand en longueur, pour qu’il n’y ait pas une queue, qui casse un peu l’image. De plus, je vous conseille de ne pas mettre de chaises devant le bar pour que les personnes ne s’y éternisent pas, mais aillent plutôt s’éclater sur la piste !

De plus, si les gens ne se posent pas pendant très longtemps devant le bar, cela vous évite d’avoir un bar bondé, et que les invités réclament leur boisson de 3m derrière le bar. Cela vous facilitera grandement la tâche et donnera une meilleure image, bien évidemment !

Horaires, responsabilités & législation

Pour une soirée de fin d’année, je vous conseille les horaires suivantes : 22h (début tranquille, vrai départ à 23h – 23h30 jusqu’à 6h du matin !

Déclarez votre soirée en tant que soirée privée à but non lucratif. Demandez l’autorisation à la mairie de faire du bruit jusqu’à l’heure prévue (même si habituellement, c’est 3h la limite. Vous devriez être capable d’obtenir une dérogation avec un peu de négociation).

Prévenez également les voisins, et essayez de vous arranger avec eux. D’ailleurs, en vérité, le meilleur conseil que je peux vous donner, c’est de choisir un endroit où il n’y a pas de voisins, cela vous évitera du tracas inutile …

Ou alors, invitez tous les voisins !

Niveau législation, hum .. Je ne suis pas avocat, mais niveau soirée privée, il n’y a pas tellement d’autorisations à obtenir. Vous ne vendez pas d’alcool, vous n’avez donc pas besoin d’obtenir la licence à chercher à la douane.

Éventuellement, si vous avez prévu des choses exceptionnelles (feu de camp ou autre), des autorisations sont à demander à la mairie.

Mais la chose la plus importante à noter, c’est que votre responsabilité est engagé. Vous signez le contrat qui vous loue la salle, vous êtes responsable de ce qui va s’y passer.

Eviter donc de laisser des personnes manifestement complètement ivres prendre le volant. Évitez les dégâts matériels et fracassez la gueule, euh .. découragez les casseurs ;). Arrangez vous pour que la sécurité de toute les personnes invités soit garantie. N’hésitez pas non plus à faire la prévention. Prévoyez des alco-tests, etc.

Des dépenses futiles vous allez me dire ? Hum … C’est toujours moins que les frais d’avocats nécessaires ensuite s’il se passe quelque chose de grave.

Mais encore une fois, c’est à vous de voir. Vous êtes assez grands ! Je ne fais que vous mettre en garde en tant que fidèle ami :)

Assurez l’ambiance et le rapprochement lors de votre soirée de fin d’année

Vous allez me dire, c’est le rôle du DJ de mettre l’ambiance, n’est ce pas ?

C’est vrai. Mais pas uniquement. Vous devez être capable, en tant qu’organisateur, de venir vous saisir du micro, et de faire exploser l’ambiance ! De présenter les personnes qui ne connaissent pas grand monde à des groupes, etc.

N’oubliez pas. Pour qu’une soirée soit vraiment réussie, il ne faut négliger aucun aspect. Et surtout, il ne faut négliger personne !

Et vous, avez vous déjà organisé de gros évènements ? Comment avez-vous géré l’organisation ? Avez-vous des idées supplémentaires pour qu’une soirée soit réussie ? Des précisions ? N’hésitez pas à nous faire part de tout ça par le biais des commentaires. Nous nous ferons tous un véritable plaisir de vous lire :)

A bientôt et bonne fête de fin d’année !

Votre ami,

Hugo.

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Une réflexion sur “Comment organiser une grosse soirée de fin d’année ? Devenez un excellent organisateur :

  1. Bonjour, c’était pour te dire que je mix que pour des soirées privées et pour moi tu as oublié un point très important : Il faut absolument que l’espace de la salle soit choisit en fonction du nombre de personnes. Il faut donc trouver un juste au milieu car si tu as 5m² par personne (j’abuse) alors aucun contact se fera et les invités se sentiront observés donc gênés. A l’inverse être trop proche n’est pas bon non plus. Sinon je trouve ton article vraiment bien développer et il servira beaucoup !

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